TIETOSUOJASELOSTE/REKISTERISELOSTE
Rekisterin nimi
Alajärven voimistelu ja liikunta Ry:n (Alavolin) jäsenrekisteri
Rekisterin ylläpitäjä
Alajärven voimistelu ja liikunta ry
Rekisteriasioista vastaavat henkilöt
Merja Penninkangas
sihteeri
040 8668785
Minna Latvala
puheenjohtaja
0505487989
Rekisterin käyttötarkoitus / henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään ja säilytetään jäsen- ja asiakasasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
Jäsenrekisteriin talletetut tiedot
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatimat henkilötiedot, eli jäsenten täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi rekisteriin kerätään seuraavat tiedot:
-
- Jäsenen nimi
- syntymäaika
- yhteystiedot: osoite, sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero
- alaikäisen lapsen huoltajan/yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero
- viestintä- ja markkinointilupa
Rekisterin tietolähteet
- jäsen
- jäsenen huoltaja
Jäsenrekisteriin kirjattujen tietojen luovuttaminen
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. Tietojen luovuttamiseen pyydetään jäseneltä tai tämän huoltajalta kirjallinen suostumus. Suomen voimisteluliitolla on oikeus käyttää jäsentietoja oman tietoturvaselosteen puitteissa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tarvittaessa jäsen huolehtii itse niiden siirtämisestä.
Jäsenrekisterin tietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet
Alavoli vastaa Hoika- jäsenrekisterin käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvonnasta. Rekisterin käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Rekisteriin annetaan käyttöoikeudet vain niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville. Rekisterin kaikkeen sisältöön on pääsy IT-järjestelmätoimittajalla sekä yhteisrekisterinpitäjällä eli Voimisteluliiton pääkäyttäjillä.
Jäsenrekisteriin merkittävät tiedot kerätään paperisilla lomakkeilla ja tallennetaan sähköiseen muotoon Hoika- tietojärjestelmään. Alavolin ohjaajat ja johtokunnan jäsenet keräävät ja käyttävät ainoastaan toiminnan toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja.
Jäsenelle ja/tai jäsenen huoltajalle tarjotaan myös mahdollisuutta liittyä liikuntaryhmän ohjaajan hallinnoimaan Whats App-ryhmään, jossa tiedotetaan liikuntaryhmän toiminnasta. Whats App ryhmään kuuluminen on jäsenelle/huoltajalle vapaaehtoista.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Rekisteröidyn tarkistusoikeus
Jäsenellä on oikeus tarkistaa itseään koskevat jäsenrekisteritiedot. Tällöin hänen on esitettävä pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjän on 3kk kuluessa varattava rekisteröidylle tilaisuus tutustua itseään koskeviin tietoihin tai annettava tiedot pyydettäessä kirjallisesti. Tiedot on annettava ymmärrettävässä muodossa.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Rekisterin pitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää jäsenrekisterin käyttötarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai jäsenen pyynnöstä.
Tietojen poistaminen rekisteristä
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Jäsenyyden päättyessä jäsentiedot poistetaan rekisteristä.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
